Éleveurs en circuits courts, comment gagner du temps

Vous transformez et commercialisez une partie de votre production de lait ou viande en circuits courts ou envisagez de le faire, peut-être dès votre installation en élevage bovin ? Attention, cette activité peut vite devenir chronophage. Voici quelques leviers pour gagner du temps et améliorer les conditions de travail.

L’élevage bovin, laitier notamment, est déjà une production avec une charge de travail importante, des contraintes et une forte amplitude horaire… alors quand en plus, les producteurs transforment et vendent même une partie seulement de leurs produits en circuits courts, cela peut vite devenir ingérable voire invivable. L’Idele a identifié plusieurs points particulièrement critiques et donne, pour chacun, des solutions qui amènent à la fois un gain de temps et un meilleur confort de travail.

Votre outil de commercialisation est collectif

C’est en soi un moyen de gagner du temps pour les éleveurs bovins en transformation et circuits courts, en mutualisant la commercialisation – local, main-d’œuvre, compétences, etc. – qui permet, en parallèle, d’augmenter la gamme et les volumes proposés et donc d’améliorer l’attractivité du point de vente et de développer la clientèle. Une façon aussi de se sentir moins isolés que sur sa ferme.

Mais cela peut s’avérer contraignant en termes de logistique et nécessite un investissement personnel, financier et surtout humain, dans le fonctionnement du magasin, du système de dépôt ou de paniers… Il faut également avoir les mêmes objectifs et envies, soit une vision commune, et aimer travailler (et gérer) en équipe pour éviter les tensions et conflits sources de dysfonctionnements.

« Il faut veiller à l’équilibre entre l’engagement dans le débouché et les bénéfices que l’exploitation en retire », conseille l’Idele qui exhorte à « prendre en compte le poids de l’outil collectif au niveau économique (part du chiffre d’affaires global, charges de commercialisation, pourcentage de pertes, etc.) et du travail (temps consacré, pénibilité, etc.), et le niveau de satisfaction global (ambiance, échanges entre exploitants, contact clients, réseau professionnel apporté, etc.) ».

L’institut recommande « de suivre ensemble dans la durée le fonctionnement de l’outil de commercialisation, de garantir une juste répartition de l’engagement de chacun, de créer et d’entretenir de bonnes relations au sein du groupe et de favoriser la prise de recul de chaque ferme ». Concrètement, il faut bien se connaître, établir un règlement intérieur, formaliser les tâches et implications de chaque membre, prévoir des moments et espaces de discussion, réaliser a minima un bilan annuel de l’activité, être attentif aux évolutions du marché…

Des activités s’effectuent hors de la ferme

Par exemple la partie transformation et/ou commercialisation, en totalité ou partiellement, que ce soient les éleveurs qui l’exercent (outil loué ou collectif) ou des prestataires. Ce qui génère de la logistique et des absences de l’exploitation, plus ou moins longues et fréquentes, et oblige à s’adapter (organisation du travail, matériels et bâtiments, déléguer, se faire remplacer…).

L’impact est bien sûr différent si l’on est seul ou non sur l’élevage, et dépend du degré de polyvalence/autonomie de la main-d’œuvre et de la complexité/simplicité du système. Que l’on travaille avec des associés/salariés, ou fasse appel à la délégation, au remplacement, etc., il faudra accorder une attention particulière à la circulation des informations et au passage des consignes, autrement dit renforcer l’encadrement et la coordination de son équipe.

Laisser la ferme suscite-t-il ou non des inquiétudes ? Qu’est-ce qui peut être anticipé ? Faut-il planifier pour que les autres membres du collectif prennent en charge certaines missions ? Embaucher des personnes supplémentaires ? Puis-je simplifier certaines tâches ? Autant de questions qui méritent d’être posées. Parfois, il vaut mieux « limiter la fréquence de livraison, recourir à un transporteur ou mettre en place un roulement à plusieurs producteurs, ou encore diminuer le nombre de points de vente », suggère l’Idele.

Vous avez des associés et/ou des salariés

« La délégation de certaines tâches ou activités peut soulager sensiblement le travail en circuits courts », estime l’organisme. Elle peut être interne – répartition différente, embauche, etc. – et/ou externe : entraide, Cuma, ETA, groupements d’employeurs, banque de travail et plus ponctuellement services de remplacement…

Et répondre à une problématique économique (réduire les investissements matériels par exemple), technique (manque de compétences en particulier) et/ou humain (attrait ou non pour telle mission, réduction de la pénibilité). Elle est relativement répandue pour la découpe et la transformation, moins pour la vente. Rappelons que le marché de l’emploi en élevage bovin lait et viande est sous-tension. Il convient d’évaluer précisément ses besoins et d’analyser le rapport bénéfices/coûts. C’est-à-dire : « est-ce une solution ponctuelle ou la pierre angulaire du système » ?

L’objectif est de se libérer du temps, se concentrer sur certaines choses et réagir aux imprévus. Encore faut-il savoir planifier le travail. Interrogez-vous au préalable sur ce qui est le plus stratégique, rentable, ce sur quoi vous voulez rester maître ou au contraire vous pèse… « Déléguer en interne ne s’improvise pas : cela prend du temps et demande en général des ajustements, donc d’échanger de façon régulière avec ses collaborateurs. Il faut aussi accepter que le travail puisse se faire différemment. »

La communication est en effet « l’une des clés pour fidéliser salariés et associés ». « C’est même une activité à part entière qui doit être préparée, organisée, animée, suivie. » La spécialisation, gage d’efficacité, peut diminuer la proximité physique et la rendre moins systématique. Il faut avoir conscience qu’aujourd’hui une relation de collaboration est recherchée, la subordination est de plus en plus mal vécue. La principale difficulté en circuits courts est, sans doute, de « repérer les compétences stratégiques indispensables » et de trouver des personnes correspondant à ses profils spécifiques.

Pensez à l’ergonomie des locaux et équipements

« La moindre défaillance peut désorganiser le travail en circuits courts avec une perte de temps et des répercussions quasi systématiques, économiques et humaines – retards de livraison, réparations coûteuses, produits moins qualitatifs, insatisfaction des clients, charge mentale au sein du collectif, etc. – voire sanitaires », alerte l’Idele. D’où l’intérêt d’entretenir (lavage régulier, lubrification, etc.) et contrôler les équipements.

C’est-à-dire de prévoir des opérations de maintenance qui peuvent dépasser les compétences des éleveurs et doivent être réalisées par des intervenants extérieurs. Ce qui n’empêche pas de se former et de formaliser via des procédures leur utilisation. Un plan de maintenance indiquant les équipements concernés, la fréquence, la date de la dernière ayant eu lieu avec un compte rendu succinct et les actions correctives mises en place, et de la prochaine à programmer, peut s’avérer utile.

L’anticipation des pannes est essentiel : pièces de rechange, petits matériels en double, notices de montage/démontage, listes de réparateurs… Et si elles surviennent néanmoins, les noter en décrivant bien le problème ainsi que les causes identifiées et comment vous y avez remédié. Essayez de choisir des modèles avec des contrats de maintenance et un SAV.

Une gestion efficace des consommables

Il s’agit « des intrants directs et indirects nécessaires au bon fonctionnement de l’atelier de transformation et/ou de vente qui sont multiples : produits d’hygène, ingrédients, emballages, pièces de maintenance des équipements, vêtements de travail »… Là encore, plus la gamme s’élargit plus leur gestion s’alourdit. Tout manque risque d’entraîner des non-conformités, de bousculer l’organisation du travail et d’impacter les résultats économiques.

Et il faut faire en sorte de s’approvisionner au meilleur prix et comparer les offres. Attention aux achats en gros, il faut les stocker et dans de bonnes conditions pour prévenir toute altération. Et disposer de suffisamment de trésorerie. D’une manière générale, vérifiez fréquemment vos stocks, en constituant une réserve suffisante pour pallier les aléas (soucis de livraison, ruptures ou fermetures chez les fournisseurs, etc.), et désignez un responsable des approvisionnements.

Ici aussi, anticipez les commandes en gardant une marge de sécurité d’au moins 20 % sur les délais ! Sensibilisez vos équipes pour qu’elles informent avant qu’il n’y ait pénurie et instaurez, le cas échéant, une méthode ou un outil de suivi. Il est judicieux de répertorier vos besoins par catégorie de produits. Soyez vigilant quant aux délais de livraison et demandez des accusés de réception.

Alléger la charge mentale des contrôles

Paquet hygiène pour le sanitaire, matériels froids, étiquetage, contrôle des balances… les réglementations sont nombreuses, souvent complexes, et évoluent constamment. « Elles exigent de la part des producteurs des connaissances et un suivi continu des exigences, prévient l’Idele. Pensées pour les entreprises agroalimentaires, elles sont difficiles à appliquer telles quelles voire sont inadaptées aux petites unités de transformation. » Et plus la gamme est large, plus il y en a et elles ne sont pas toujours cohérentes sur tout.

Les éleveurs ont l’impression de ne jamais « être dans les clous » et sont stressés lors des contrôles. D’autant que certains contrôleurs sont parfois pointilleux avec un langage très administratif. Ce n’est pas simple mais il ne faut pas « subir le contrôle » et en retirer plutôt « des marges de progression dans l’intérêt des clients » à concrétiser d’ici le suivant. Réfléchissez à comment vous préparer, aux points que vous appréhendez, aux situations passées mal vécues pour ne pas qu’elles se reproduisent, aux explications et arguments que vous pourrez fournir…

Vous pouvez vous appuyer sur les rapports des contrôles précédents, les guides des contrôleurs sanitaires (sur le site du ministère de l’agriculture) pour « mieux comprendre les attendus de l’administration », des formations, associations ou services spécialisés (dans les chambres d’agriculture entre autres), d’autres éleveurs en transformation et circuits courts. N’hésitez pas à vous « faire accompagner lors des contrôles par un conseiller, un producteur, etc., et à souscrire à des prestations externes : suivi qualité, procédure de déclaration/autorisation…

Source : Des leviers pour questionner et améliorer l’organisation et les conditions de travail en circuits courts, Idele.